Du er her: Forside > Lean

Sidst opdateret:
July 04. 2017 18:38:10

 

Lean

Lean er en forretningsfilosofi skabt af Toyota. Det blev udviklet i 1960´erne. Siden er lean gået sin sejrsgang i virksomheder over hele verden, både private og offentlige. Lean implementeres for at forenkle og effektivisere. Man sætter mål, prioriterer vejen derhen, foretager en kontinuerlig evaluering af processen. Alle organisationer kan finde besparelser ved at rense processer for spildtid. Og fjerne uhensigtsmæssige arbejdsgange.

 

Møder

Ét af de steder, hvor jeg personligt har været med til at leane store besparelser i en organisation (og samtidig skabe bedre arbejdsforhold for de ansatte), er mødekulturen. Eksempel: 60 personer fordelt på tre fagområder har faste staffmøder sidste torsdag hver måned. Mødet starter 14.00, er sjældent effektivt før 14.20, og det er i reglen de samme personer, der kommer for sent. Allerede her har vi en spildtid på 20 arbejdstimer. Ved at leane mødekulturen, ved at analysere og prioritere, har mange firmaer opdaget, at det er MERE optimalt med supereffektive møder hver anden måned. Ved benhård styring af mødet kan de normale 2-3 timer skæres ned til 1½. Lean skabte her en årlig gevinst på 1080 arbejdstimer. Opnået med enkle og logiske værktøjer: Møderne starter nu 14.00 SHARP, og det fremgår af referatet, hvis nogen kommer for sent. Agendaen følges slavisk. Punktet spørgsmål slettes af den simple grund, at snakken ofte glider over i small talk om emner, der kun vedrører få ved bordet. Hvis nogen har spørgsmål, der skal behandles på staffmødet, skal det inden mødet fremsendes SKRIFTLIGT. Selv store koncerner har med succes indført mødedisciplin ved at strukturere og rense processen.

 

 

I industrisamfundetet var succes i arbejdslivet baseret på styrke, konkurrenceevne, magt og hierarki. Chefgruppen definerede ikke bare opgaverne, de havde styr på alt, hvad der foregik på gulvet.

 

Nu lever vi et i hæsblæsende informationssamfund. Topspecialisering og informationsmængde gør, at der ikke længere kan sidde en chefgruppe og dirigere færdslen på gulvet. Når en opgave er defineret, er det udvalgte team selvstyrende, og ALLE i teamet har et medansvar for resultatet. Derfor er den ansattes succes i dag afhængig af kommunikation, indlevelse og omstillingsevne.

 

 

Teams

Det er kommet bag på mig, at noget af det, der sjældent fungerer i en organisation, er samarbejdet mellem de mange teams. Jeg har lige holdt kursus for en hjemmepleje, hvor en sygeplejerske indrømmede, at hun ofte gav de andre vagthold skylden, når ledelsen rykkede for papirer. Hun har senere ringet og fortalt mig, at mit kursus har fået hendes team til at beslutte, at man hverken giver andre skylden eller bagtale kollegaer, der ikke er til stede. Er der noget, de er utilfredse med, skal det ikke ud mellem sidebenene, men afleveres som et konstruktivt punkt til ledelsen. Det er næsten generelt ved leaning i en organisation, at ledelsen sporer manglende tillid og mangelfuld kommunikation mellem de forskellige teams. Nedennævnte kursustilbud kan ændre dette med enkle værktøjer. Nok et eksempel på besparelser gennem lean: På ovennævnte sygeplejerskes arbejdsplads har man leanet sig til store besparelser, blandt andet ved at strukturerer de mange maratons, personalet tidligere løb på gangene. Og de frigivne timer bruges til bedre omsorg for de ældre og personalepleje.

 

Lean på skoler og institutioner

At leane skoler er en nicheopgave, for her er hovedproblemet ofte, at lærere brænder sig selv op indefra på grund af langvarigt stress. Mange sygemeldes. Trivselsundersøgelserdokumenterer da også, at den største stressfaktor på skoler er den manglende tid til forberedelse. Den største force ved lean er (som beskrevet i den autentiske case på næste side), at man netop kan skabe mere med mindre. Og vælge at bruge frigivne timer til forberedelse.

 

Hver 4. sygedag skyldes stress.

 

Hver 5. voksne dansker får arbejdsevne og livskvalitet ødelagt af stress. (Kilde: WHO).

 

Flere lærere har fortalt, at teamarbejdet på deres skole er blevet stærkt forbedret efter indførelse af lean. At være del af et team er blevet en følelse, ikke bare noget, der står på papiret. Med logiske værktøjer til kommunikation og samarbejde har de SELV optimeret deres team. Og dermed dem selv. På Bakkeskolen i Kolding har man med stor succes indført lean, og skoleinspektør Poul Erik Wolff har i en artikel udtalt, at det, der i særlig grad virkede inspirerende på ham med lean, var den store grad af medarbejderinddragelse, som filosofien lægger op til. At alle nu kæmper for samme mål kan også aflæses på elevresultaterne. Afgangsprøveresultaterne i 2012 var mellem fire og ti procent bedre end i 2011. Antallet af sikre og hurtige læsere i 4 klasse er steget med 12 procent. Resultatet af de nationale test er yderst tilfredsstillende.

 

Jeg har lige været ude på en skole, hvor en skoleinspektør sagde, at han véd, hele personalestaben vil bakke op om nye måder at tackle omskifteligheden i skolekulturen. For det er også vigtigt for DEM at bevare markedsandele og tage kampen op med friskoler. Nedlægge en klasse, koster det 1½ lærerstilling.

 

Autentisk case fra dansk virksomhed

Har selv været med til at leane lignende processer.

 

Alberte er direktør i middelstor, dansk virksomhed. En nødvendig sparerunde har medført, at hun skal fortælle en fortravlet salgsafdeling, at assistenten, der lige er rejst, ikke erstattes af en ny. Afdelingen har indenfor de sidste to år haft meget overarbejde. Hun når knapt at nævne ordene ikke erstattes, for en af pigerne udstøder et træt suk. Jamen så må vi jo bare løbe endnu stærkere.

 

 

- Nej, Irene, sådan bliver det ikke, det lover jeg dig, og nu skal jeg fortælle dig, hvordan vi undgår det. I sidste uge havde jeg en bordherre, der underviser i LEAN, og lean betyder i al sin enkelhed, at man skaber mere med mindre. Dette sker ved, at arbejdsprocesser effektiviseres, kommunikationen forbedres, alt fjernes, der hverken direkte eller indirekte har værdi for kunden. Morten, som min bordherre hedder, har en del år været produktionschef, og han havde længe undret sig over, at man kun udnyttede 68 procent af maskinkapaciteten i hans hal, for der var ingen slendrian ved båndene. Han analyserede derfor alt det, der forsinker rutinerne. Der var ingen store tidsslugere, men mange små. Toiletter og kaffestue lå i en anden bygning. Pladerne, der bruges ved omstilling af produktionen, har forskellige størrelser, og der var hele tiden ansatte, der rodede rundt på pallerne, hvor indholdet ikke altid stemte med følgesedlen. Han holdt derfor et møde med medarbejderne, hvor han forklarede, at de planlagte ændringer ikke havde det formål, at de skulle arbejde hurtigere, tværtimod. For fremtiden ville pladerne ligge i størrelsesorden på synlige hylder. Der skulle laves kaffestue og toiletter midt i hallen. Overlappende rutiner, der bare blev udført af gammel vane, ville blive fjernet. Resultatet kom bag på alle. To måneder senere udnyttede man næsten firs procent af maskinkapaciteten, og der var tredive procent reduktion på omstilling af maskiner… men det bedste af det hele er, at personalet fik bedre arbejdsforhold.

Alberte hoster med vilje. Aflæser rummet, mens hun vender ansigtet bort. Ingen siger noget. Godt.

- Sorry, jeg har analyseret jeres arbejdssituation, og jeg ved, vi kan gennemføre det samme her i huset. Hos os har de irrationelle tidsslugere ikke noget med de fysiske rammer at gøre, for I har næsten optimale arbejdsforhold: Det nyeste indenfor computere, styringssystemer, software, kaffemaskine udenfor døren, brugerne tæt på. Alligevel er jeg sikker på, at jeg kan forøge jeres output i form af korrespondance, telefonbetjening og ordremodtagelse med mindst tredive procent.

- Du tror altså…

- Vent, Mimi, vi tager spørgsmålene om få minutter, for jeg vil gerne, at I ser HELHEDEN i det her. Da jeg trådte ind på salgskontoret dagen efter den omtalte middag, var jeg selvfølgelig obs på tidsslugere hos os. En af konsulenterne stod ved dit bord, Irene, og han fortalte om ferien i Egypten, hvor han ikke kunne komme hjem på grund af strejken i Kastrup. I lyttede alle fem, og det forventer vi jo, både ledelsen og konsulenterne, når vi kommer sejlende ind med alle guldkornene, men vi glemmer, at I rent fysisk ikke får muligheden for at udføre jeres arbejde. Derfor bliver følgende vedtaget fra i morgen, sedlen her er allerede lagt i konsulenternes dueslag, resten af huset informeres i morgen tidlig.

 

·         Bortset fra 09.00-10.00 og 13.00-14.00 er døren til salgskontoret lukket.

·         Har nogen behov for assistance udenfor disse tidspunkter, kaldes sekretæren ned på deres kontor, så kun én person forstyrres.

·         Det indskærpes konsulenterne, at de overholder tiderne og respekterer salgspersonalets arbejde, både med opkald fra bilen og når de er i huset. Der bliver direkte linier til alle ansatte.

·         Receptionen lader ikke længere gæster til chefgangen gå ind på salgskontoret, heller ikke gamle kendinge af huset. Gæster bedes vente foran kaffeautomaten i receptionen og hentes af den enkelte chef.

 

Mens personalechefen smilende rækker en kopi mod alle, analyserer øjnene. Flere af pigerne nikker, mens de læser, men ikke alle. Hun må nok engang have firmaets sure ribs pacificeret.

- Irene, du sagde under den sidste PU-samtale, at halvdelen af din arbejdstid er spildtid, for du arbejder ikke på et salgskontor, men en banegård i myldretiden. Ved at skabe arbejdsro og fjerne unødvendige rutiner erstatter vi ikke bare, at Stine er rejst, vi skaber et sundere arbejdsklima. Resten af ugen er jeg i huset hele dagen, så vi SAMMEN kan konvertere salgskontoret til en behagelig arbejdsplads, og jeg vil gerne, at i læser denne manual om lean på kontorer… okay?

 

 

 

Alle typer virksomheder kan leanes, store som små.

 

Og det gælder både offentlige og private sektorer.

 

Energi fra stresskursus kombineres med effektivitet fra lean.

Klik her for at se pdf

Powered by CMSimple_XH | Template by CMSimple_XH | (X)html | css | Login